Referat fra bestyrelsemøder

Bestyrelsesmøde 19/5 kl. 18.00

Deltagere:

Kasper Holst, Andreas Mühlemann, Michael Stahl, Jacob Overgaard, Sif Eltoft, Jakob Madsen

Kidz:

• Andreas spørger om tilskud til Kidz løb d. 10/6, til lidt præmier og let forplejning.
o Godkendt af en enig bestyrelse.
• Arrangement på Taulov BMX bane, lån af cykler og teknik træning, maks beløb 2200,-
• Michael efterspørger en årsplan for Kidz, så det ikke pludselig stikker af med arrangementer.
o Andreas siger at der ikke er andet planlagt end det der er ansøgt til nu.

Økonomi/tilskud generelt:

• De forskellige udvalg skal lave en årshjul for aktiviteter og budget
• De forskellige arrangementer skal beskrives og alle medlemmer skal have mulighed for at byde ind på opgaven.

Klublokaler:

• Vi skal have opbygget en kultur hvor medlemmerne benytter lokalerne i forbindelse med træning.
• Kaptajnerne skal aktiveres.
• Der skal nedsættes et ”hyggeudvalg” (frivillige forældre) der står for at holde lokalerne og hygger om medlemmerne i forbindelse med træning/arrangementer.

Trænere:

• Hvordan gør vi det mere attraktivt at være træner?
o Det er svært, der er forskellige holdninger til hvordan trænere/kaptajner skal belønnes. Nogle er tilfreds med tøj, andre ønsker mere.
• Der skal laves en samlet oversigt over alle trænere
• Jacob har en ny potentiel kaptajn
• Årshjulet skal bruges som en mulighed for at hverve nye kaptajner.

Udvalg:

Der udarbejdes beskrivelse af de forskellige udvalg med henblik på at hverve medlemmer. Der skal udpeges en formand for hvert udvalg der koordinerer med bestyrelsen.
Der blev udarbejdet foreløbige udvalgsbeskrivelser. Sif renskriver og sender til Michael, som sender ud til udvalgene.
Der blev udpeget en kontaktperson i bestyrelsen for hvert udvalg. Michael udarbejder et ”organisationsdiagram” som kan udsendes / slås op på hjemmesiden.

Årshjul (ansvarligt udvalg)

• Feb/mar – Tøjbestilling forår (tøj)
• Mar/apr – Trænermøde (bestyrelsen)
• 6. juni – Trailcup (løb)
• 10. juni – Kidz løb (b&u)
• 12. juni – Kidz på Grønholtsporet (b&u)
• August – Ungdoms træningslejr (b&u)
• August – Introdag (motion)
• 29. august – Kidz på BMX banen i Taulov (b&u)
• September – Tøjbestilling efterår (tøj)
• September – Introdag (motion)
• September – Klubdag (aktivitet)
• Oktober – Introdag (motion)
• Oktober – Børge Madsen Klassikeren (løb)
• Okt/nov – Klubmesterskaber (aktivitet)
• Januar – Julefrokost (aktivitet)

Michael sammenfatter ovenstående i en ”årskalender”.
De påførte udvalg skal fastsætte datoer for ovenstående inden næstkommende bestyrelsesmøde.
Kontaktpersonen i bestyrelsen tager fat i formanden for ”sit” udvalg. De foreløbige udvalgsbeskrivelser sendes til udvalgsformændene (MS), som bliver bedt om at
• Mødes med sit udvalg og afstemme beskrivelsen samt planerne for året
• Vurdere på, om de er nok medlemmer i udvalgene til de ønskede aktiviteter. Hvis der mangler udvalgsmedlemmer, kan de selv række ud blandt medlemmerne, eller melde tilbage til bestyrelsen (mail til formand@mcv.dk) som hjælper med at hverve udvalgsmedlemmer.
• Ovenstående skal være klar senest 7. juni.

Social media:

Der oprettes en ny lukket facebook gruppe for betalende medlemmer der skal samle aktiviteter på tværs af hold. Jacob bliver administrator.
Der skal laves en ny (simpel) hjemmeside til faste oplysninger (eks. vedtægter, bestyrelsessammensætning, kontaktinfo, bestyrelsesreferater, holdbeskrivelser og kalender). Andreas og Jesper kigger på det.

Trailcup:

Der skal søges hjælpere til Trailcuppen hurtigst muligt. Jacob laver opslag på Facebook.

Eventuelt:

• Årsrapport fra forgangne år til underskrivelse
• Michael opsumerer den økonomiske situation. Vi har et tilgodehavende hos kommunen som stadig ikke er udbetalt på trods af flere rykkere. Kasper tager fat i kommunen (igen).
• 169 aktive medlemmer pt. 25 medlemmer mangler betaling efter 3. rykker. JM, JO og KH tager fat i dem de kender, MS tager fat i resten – en sidste gang. Hvis der ikke er betalt 1/6 bliver de udmeldt.

Næste bestyrelsesmøde:

Mandag d. 14. juni kl. 18.00

———————————————————————————————————–

MCV bestyrelsesmøde 7/4-2021

Deltagere:

Kasper Holle, Michael Stahl, Andreas Mühlemann, Sven Lausen, Gert Spangsberg, Søren Engelbredt, Jakob Madsen

Er mandagsholdet begyndt at organisere sig udenom klubben?

Kasper kontakter Sonny og hører hvad der sker.

Status på medlemmer:

  • Stort set hele kvindeholdet har meldt sig ud, da de bærende kræfter har trukket sig
  • Vi er presse af Corona, da folk organiserer sig i private Facebook grupper grundet forsamlingsforbuddet.

Strategi 2021:

Hvad kan vi tilbyde medlemmerne som de ikke kan få i private grupper?

  • Det foreslås at klubbens ambitionsniveau sænkes da vi ikke har de nødvendige ressourcer til at løfte alle de store ideer vi har.
  • Kontingent skal sænkes markant, så det stadig vil være interessant at være medlem og der skal stadig være nogle tilbud til medlemmerne, såsom faste kaptajner, tøj, ture, løb og andre arrangementer.
  • Der er stadig et ønske om et fysisk klublokale, men det afhænger af at vi kan finde et lokale med en fornuftig husleje, så hele kontingentet ikke går til lokaler. Kasper undersøger mulighederne for kommunens lokaler ved havnen.

Skal kontingentet sættes ned for at reflektere det lave udbud af aktiviteter?

  • Det foreslås at kontingent ændres til 250 og allerede betalte medlemskaber forlænges til 2022.

Skal vi have et familiemedlemskab? Michael undersøger hvilken model der er mest praktisk:

  • Fast Pris for en husstand
  • Første medlem betaler fuld kontingent, rabat til efterfølgende familiemedlemmer i samme husstand.

Der skal ryddes op i Facebook siden og laves en fælles lukket gruppe for betalende medlemmer, så det bliver mere synligt hvad der forskellige hold foretager sig.

Vi skal være bedre til at søge kommunen om tilskud til trænere, ture osv. Vi har stadig et problem med at skaffe trænere! Hvordan løser vi dette?

  • Der foreslås at laves et fællesarrangement for trænere.
  • Der skal laves et Facebook opslag / mail til medlemmerne for at hverve kaptajner til de nye motions hold 1 / 2 / 3. Det skal synliggøres hvad vi kan tilbyde trænere/kaptajner; tøj, trænerkursus.

Generalforsamling 2021:

Dato for generalforsamling fastholdes på 4. Maj. Hvis forsamlingsforbuddet ikke hæves inden, afholdes den online.